Тема 2.3. Функции, свойства документа.
К основным свойствам документа относят:
-
атрибутивность;
-
функциональность;
-
структурность.
АТРИБУТИВНОСТЬ - это наличие в документе как в целостной системе двух основных взаимосвязанных слагаемых, без которых он существовать не может: информационной и материальной
Информационная слагаемая документа - это содержание (мысли, идеи), материальная - это форма, которая служит для закрепления и передачи информации. Форма документа обычно рассматривается с точки зрения материала (носителя фиксированной информации).
ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ - это предназначенность документа для передачи во времени и в пространстве. Способность документа выполнять разнообразные функции позволяет рассматривать его как источник информации и как средство социальной документной коммуникации.
СТРУКТУРНОСТЬ ДОКУМЕНТА - это тесная взаимосвязь составляющих его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внутренних и внешних изменениях.
Всякий документ обладает определенной структурой, а документы одного вида имеют типовую структуру (типовой формуляр).
К другим свойствам документа можно отнести свойства, присущие информации вообще.
ЦЕННОСТЬ – степень соответствия информации своему целевому назначению.
ПЕРИОДИЧНОСТЬ (частота передачи информации)– слишком частые поступления информации вызывают перегрузку людей, воспринимающих информацию. Частота использования документной информации зависит от организации её хранения и поиска.
НОВИЗНА – важна актуальность информации, т.к. это немаловажно для оптимизации управления.
ОБЪЕКТИВНОСТЬ и ДОСТОВЕРНОСТЬ – искаженная информация ведет к дезинформации.
ПОЛНОТА – такое количество сведений, которое позволяет сделать правильный вывод.
ОПРЕДЕЛЁННОСТЬ – соответствие характера описываемых в документе фактов, событий, показателей задаче конкретного документа.
НАДЁЖНОСТЬ – чаще зависит от технических возможностей средств передачи и обработки информации.
Главным свойством документа является юридическая сила. Это отличительное свойство документа, выделяющее его наряду с первичность зафиксированной информации от других информационных объектов.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Это свойство позволяет использовать документ в тех целях, для которых он создавался.
ОСНОВНЫЕ ПРИЗНАКИ ДОКУМЕНТА:
1. НАЛИЧИЕ СМЫСЛОВОГО СОДЕРЖАНИЯ.
Содержание документа заключает в себе выделенную с определенной целью и/или по определенному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с конкретными субъектами. С наличием этой информации связаны определенные отношения или юридические последствия.
2. СТАБИЛЬНАЯ ВЕЩЕСТВЕННАЯ ФОРМА,
которая обеспечивает долговременную сохранность документа, возможность многократного использования и перемещения информации в пространстве и во времени.
Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных или атрибутов (внешняя форма) и организационной формы структуры представления, зафиксированной на материальном носителе информации (внутренняя форма).
3. ПРЕДНАЗНАЧЕННОСТЬ ДЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В СОЦИАЛЬНОЙ КОММУНИКАЦИИ,
т.е. документы изначально предназначены для хранения и передачи во времени и пространстве.
4. ЗАВЕРШЕННОСТЬ СООБЩЕНИЯ,
что обусловливается областью применения документа. Незавершенное сообщение, например черновик, не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, так как существует ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований.
Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности, т.е. наличию различных функций. Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока (рис.1).
Рис.1 Виды функций документа
Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию – причина появления любого документа.
Документы, выполняя информационную функцию, обладают определенной информационной емкостью (информационным потенциалом), т.е. характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации. Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т. е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др.
Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Так, первые Декреты советской власти выполняли не только социальную, но и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на социальные процессы. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.
Коммуникативная функция документа состоит в передаче информации во времени и пространстве. Ее можно рассматривать и как частный информационный случай, так как ее содержание - это организация и поддержание информационной связи между индивидуумами в обществе, между различными элементами общественной структуры. С помощью этой функции документа происходит обмен идеями, сведениями, эмоциями, причем обмен этот может быть односторонним, двусторонним, многосторонним.
Односторонний обмен может происходить с помощью документов, ориентированных в одном направлении - сверху вниз (от законодателя к исполнителю).
Двусторонний обмен происходит с помощью документов, тесно связанных между собой (договорные документы, служебная переписка и др.).
Многосторонний обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества (декреты, декларации, кодексы, законы и т. п.).
В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.
В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.
Существует две группы документов, наделенных правовой функцией:
-
изначально обладающие ею;
-
приобретающие ее на время.
К первой группе относятся документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также документы, влекущие за собой юридические последствия. К ним относятся:
-
правовые акты представительных и распорядительных органов, т. е. все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.);
-
судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты управления, издаваемые учреждениями, организациями, предприятиями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, положения, уставы, инструкции, правила и др.), правоприменительной практике;
-
договорные документы, т.е. документы, фиксирующие договорные отношения;
-
документы, не обладающие признаками правовых актов, непосредственно вызывающих, изменяющих или прекращающих правоотношения, но имеющих определенный правовой статус (метрические свидетельства, паспорта, дипломы, аттестаты, удостоверения личности и т. п.), а также оправдательные финансовые документы (акты, накладные, платежные поручения и др.).
Ко второй группе можно отнести документы, которые могут быть предъявлены как доказательства в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления. Например, на основе протокола заседания аттестационной комиссии происходит издание приказа об утверждении разряда оплаты труда по Единой тарифной сетке (ETC) сотруднику.
Как и все объекты материального мира, документы можно разделить на виды (классифицировать) в зависимости от классификационного признака (рис.2).
Рис.2 Виды документов
Рассмотрим виды документов, в зависимости от их назначения:
Подлинник (официального) документа - это «первый или единичный экземпляр официального документа».
Дубликат документа - это «повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу»
Копия документа - это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы».
Юридическую силу копия приобретает только после ее заверения в соответствии с установленными правилами.
Если рассматривать документы с позиции обладания ими юридической силы, то можно выделить:
Подлинный документ - это «документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения»
Подложный документ (фальсифицированный) - это фальшивый документ, изготовленный с соблюдением установленной формы; или подлинный документ с частично измененными реквизитами.
Документ может быть ПОЛНОСТЬЮ ФАЛЬСИФИЦИРОВАННЫМ это такой документ в котором НЕ соответствуют подлиннику ни его содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки: почерк, рисунки и т.п.
Документ может быть ЧАСТИЧНО ФАЛЬСИФИЦИРОВАННЫМ это такой документ:
-
подлинный с точки зрения внешних признаков, но с искаженным содержанием (фальсификация содержания);
-
подлинный с точки зрения внешних признаков, но содержащий слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале (интерполяция содержания);
-
подлинный с точки зрения содержания, авторства и времени создания, но имеющий фальсифицированные внешние признаки (фальсификация состава бланка).
По времени появления документов во внешней среде различают: оригиналы и копии.
Под оригиналом документа понимается подлинник документа, созданный в первый раз, представляющий собой, как правило, единственный экземпляр документа. Повторные воспроизведения подлинников в целях их размножения являются копиями.