Тема 3.1. Формуляр и реквизиты документа.
ЗАДАНИЕ:
-
составить конспект
в тетради; -
выучить номера и названия реквизитов;
-
найти и изучить в справочно-правовой системе текст нормативных документов, указанных в лекции.
Основные термины:
-
реквизит документа;
-
формуляр документа.
Согласно государственному стандарту "ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения":
-
реквизит документа: Элемент оформления документа.
-
формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.
Состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, регламентирован ГОСТ Р 7.0.97 - 2016, определения каждого реквизита приведены в ГОСТ Р 7.0.8.2013.
Полный перечень реквизитов ОРД:
01 - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
02 - эмблема;
03 - товарный знак (знак обслуживания);
04 - код формы документа;
05 - наименование организации - автора документа;
06 - наименование структурного подразделения - автора документа;
07 - наименование должности лица - автора документа;
08 - справочные данные об организации;
09 - наименование вида документа;
10 - дата документа;
11 - регистрационный номер документа;
12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 - место составления (издания) документа;
14 - гриф ограничения доступа к документу;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - заголовок к тексту;
18 - текст документа;
19 - отметка о приложении;
20 - гриф согласования документа;
21 - виза;
22 - подпись;
23 - отметка об электронной подписи;
24 - печать;
25 - отметка об исполнителе;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка о поступлении документа;
28 - резолюция;
29 - отметка о контроле;
30 - отметка о направлении документа в дело.
Формуляр-образец - модель бланка документа, используемая для указания мест, зарезервированных для определенных записей, вносимых в документы какой-либо системы документации.
Для изготовления бланков документов, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
Бланки документов оформляются в соответствии со СХЕМОЙ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ (рис.1, рис.2). Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
Рисунок 1 Расположение реквизитов и границы зон на формате A4 углового бланка
Рисунок 2 Расположение реквизитов и границы зон на формате A4 продольного бланка
Классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам: по расположению реквизитов; по автору документа; по виду документа (рис.3).
Рисунок 3 Классификация бланков организационно-распорядительных документов по различным основаниям
Рассмотрим образцы бланков документов:
1. Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.
ПРИМЕР:
Рисунок 4 Общий бланк организации
2. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица - реквизит 07.
ПРИМЕР:
Рисунок 5 Угловой бланк письма организации
Рисунок 6 Продольный бланк письма организации
Рисунок 7 Продольный бланк письма должностного лица
Рисунок 8 Продольный бланк письма структурного подразделения
3. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17.
ПРИМЕР:
Рисунок 9 Бланк конкретного вида документа организации
Рис унок 10 Бланк конкретного вида документа должностного лица
ЗАМЕЧАНИЕ: источник примеров - "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018).